Le Département des Yvelines recrute un Assistante de Direction H/F au sein de la Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la Performance.

Poste basé à Versailles.

La Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la Performance supervise les Directions Générales Adjointes du Pilotage et transformation, des Collèges et infrastructures ainsi que de l’Attractivité et des mobilités.

Cette Direction Générale Déléguée à l’Investissement et la performance assure, en complément, l’encadrement des Directions de l’Attractivité Economique et du Développement de l’Immobilier afin de poursuivre la politique d’investissement du Département en faveur de l’enseignement supérieur et de l’industrie (dont les projets de la SEM Yvelines Développement).

Missions :

En qualité d’Assistant de direction vous êtes un acteur-clé du bon fonctionnement de la Direction Générale Déléguée et de l’institution.

En binôme avec une autre Assistante de direction, vous apportez une aide essentielle au Directeur Général Délégué (DGD) ainsi qu’aux trois directeurs généraux adjoints (DGA).

A ce titre, vous organisez, priorisez et coordonnez la transmission des informations internes et externes, parfois confidentielles et à forte exposition politique, liées au fonctionnement de la DGD.

Enfin vous serez amené à interagir avec le secrétariat de la Direction générale des services et les services du Cabinet et le secrétariat des autres équipes de direction.

ORGANISATION ET GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ACTIVITE

• Apporter un support aux DGD et DGA en termes d'organisation, de gestion, de suivi des dossiers et de leurs échéances
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de l’équipe de DGD et DGA
• Coordonner et prioriser les réunions et les agendas (planification, ordre du jour, préparation des dossiers, compte rendu, suivi)
• Assurer la gestion des parapheurs : relecture, enregistrement et suivi des actes
• Suivre les délibérations de la direction et le rétroplanning, intégration des éléments dans l’application AirsDélib, mise à jour des accès utilisateurs dans l’application
• Rédiger et mettre en forme de courriers, notes et compte-rendu
• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus et en assurer la diffusion
• Assurer l'interface entre les directions et les DGD et DGA, et les accompagner dans la définition de leurs besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
• Classer et archiver les documents.

• BAC/BAC +2 assistanat de direction 

Expérience :

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction au sein des collectivités territoriales.

• Maitrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint…)
• Excellente communication aussi bien écrite qu'orale
• Connaissance de l'environnement et du fonctionnement des collectivités territoriales

• Qualités relationnelles & Travail en équipe
• Autonomie
• Capacité d'alerte et à rendre compte
• Organisation et priorisation
• Capacité à transmettre
• Respect des obligations de confidentialité
• Représentativité
• Sens des responsabilités, rigueur

AUTRES INFORMATIONS:

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)
• Permis B vivement souhaité car vous aurez à effectuer des déplacements dans le
  cadre de vos missions. Une voiture de service pourra être utilisée.