Le Département des Yvelines déploie une politique d’aide sociale à l’enfance (ASE) innovante au service d’une meilleure prise en charge des enfants protégés (renforcement de l’accueil de type familial et des mesures à domicile, programmes Mentor & Moi et Villavenir, opérateur dédié à la prévention, Institut du psychotraumatisme, villages d’enfants, etc.).

La direction de l’enfance et ses pôles présents sur le territoire protègent plus de 5000 enfants et jeunes de 0 à 21 ans.

Le Département des Yveline recherche son futur Assistant de Direction H/F. Il s'agit d'un poste permanent. 

A la direction générale adjointe des solidarités en appui à la directrice enfance, vous rejoindrez une équipe administrative.

Votre mission ? Jouer un rôle de pivot administratif, organisationnel et de communication entre la direction enfance et les territoires.

En tant qu'Assistant de Direction, vous assurerez les missions suivantes : 

GESTION ADMINISTRATIVE :

• Organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, organiser l'accueil des participants de la directrice, de son adjointe et des autres encadrants de la direction si nécessaire
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte-rendu
• Constituer des listes de diffusions et savoir transmettre les informations aux collaborateurs concernés
• Préparer des fonds de dossiers préalables aux rendez-vous de la direction et de la direction adjointe
• Rédiger des courriers, mettre en forme des notes, savoir consulter les logiciels métiers et maitriser Word, Excel et Powerpoint. 
• Organiser et prioriser les parapheurs
• Être réactif à toute demande interne ou externe en ce qui concerne les situations individuelles d'enfants, par leurs familles ou les partenaires
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques

ORGANISATION - LOGISTIQUE :

• Planifier les absences des collaborateurs et gérer le logiciel pour les validations
• Gérer toutes les demandes matérielles, logistiques et organisationnelles de la direction
• Réaliser la mise à jour, voir la création d'outils, de tableaux de bord ou d'échéancier permettant d'assurer le pilotage des activités de la direction

COMMUNICATION :

• Assurer une communication fluide au sein de la direction et des partenaires
• Avoir un rôle d'anticipation, d'alerte et de suivi des actions de la directrice et de son adjointe, en lien étroit avec l'assistante de la Direction Générale Adjointe

• Vous êtes titulaire au minimum d'un BTS Assistante Manager.

Expérience :

• Vous disposez au minimum de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.

• Capacité à gérer les priorités
• Grande rigueur et sens de l'organisation
• Capacités de rédaction et de synthèse
• Maîtrise orthographe grammaticale
• Maîtrise du pack office

• Discrétion et confidentialité 
• Force de proposition ; capacité d'initiative
• Capacité de remise en question
• Appétence pour le travail en équipe
• Appétence pour le domaine de la protection de l'enfance

AUTRES INFORMATIONS :

• Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)