Le Département des Yvelines engage une refonte de son action sociale, visant à repenser l’accompagnement des personnes, d’une part en renforçant la fonction d’accueil, en réalisant une pré évaluation globale pouvant permettre un traitement immédiat des situations qualifiées de simples, d’autre part en définissant une référence de parcours et en formalisant l’accompagnement mis en œuvre à l’appui d’un projet global d’accompagnement social élaboré avec la personne, précisant les objectifs visés, les démarches à entreprendre et leurs échéances, les engagements de chacun et les partenaires à mobiliser.

Le chargé administratif H/F, placé auprès du chef de service d’action sociale, a pour missions principales et non exhaustives :

• Prendre en charge l’organisation administrative de certains dossiers spécifiques : secrétariat du FSL/ASLL, aides financières, suivi de dépenses dans le cadre de la Dotation Sociale Globale…
• Veiller au respect des échéances.
• Rédiger des notes de synthèses, des courriers.
• Créer et tenir des tableaux de bords (suivis d’activités, indicateurs).
• Faciliter la coordination de l’action des professionnels et des partenaires concernés. Dans le cadre du fonctionnement du service d'action sociale :
• Assister le chef de service : gestion des agendas, organisation des réunions, rédactions de courriers et de comptes rendus de réunions, élaborations de rapports.
• Elaborer et renseigner les outils de gestion / de pilotage.
• Relayer les informations et instructions relatives à l’organisation du secteur.
• Gérer le bon fonctionnement du service : gestion des congés et des plannings (permanences d’accueil…).
• Assurer une veille documentaire et juridique.
• Animer les réunions administratives et impulser une dynamique d'équipe administrative
• Apporter un soutien technique aux assistants administratifs.
• Accueillir et participer à la formation des nouveaux professionnels.
• Assurer la planification et le suivi des ordres du jour des différentes instances.
• Traiter et suivre la gestion budgétaire du Pôle.

Dans une dynamique de modernisation des services, le Département développe la démarche de dématérialisation des dossiers. Le chargé administratif devra avoir une participation active pour le suivi de cet objectif au SAS (et gestion des archives).

A préciser : depuis 2023, les tâches concernant le F.S.L. sont transmises progressivement puis définitivement au Pôle Logement du T.A.D., avec deux chargées administratives dédiées.

CAP, BEP, BAC, BTS en gestion administrative et secrétariat

• Aisance relationnelle et qualité de présentation
• Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion
• Sens du travail en équipe
• Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
• Gestion des priorités
• Capacité à rendre compte et alerter
• Qualité de prise d'initiatives, de recherche et de relai de l'information
• Autonomie et organisation
• Respect des délais imposés par le cadre réglementaire
• Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
• Compréhension des modalités d'intervention et des outils départementaux en matière d'action sociale
• Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l'action sociale.

• Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
• Rigueur et méthodologie
• Dynamisme
• Esprit d'initiative et de créativité
• Sens de l'accueil, du contact, de l'écoute
• Capacité d'adaptation et de prise de recul
• Réactivité et gestion des priorités
• Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)